RECUPERACIÓN DE CARTERA

La rotación de cartera es un indicador financiero que determina el tiempo en que las cuentas por cobrar toman en convertirse en efectivo, o en otras palabras, es el tiempo que la empresa toma en cobrar la cartera a sus clientes.

Cálculo de la rotación de cartera

Para el cálculo de la rotación de cartera se toma el valor de las ventas a crédito en un periodo determinado y se divide por el promedio de las cuentas por cobrar en el mismo periodo: Ventas a crédito/Promedio cuentas por cobrar

Las ventas a crédito son la sumatoria de todas las ventas a crédito que se hicieron en un periodo o ejercicio. El promedio de cuentas por cobrar se determina por lo general, sumando los saldos al inicio del periodo y el saldo al finalizar el periodo y luego dividiendo por dos.

Supongamos una empresa X que en el 2006 realizó ventas a crédito por 30.000.000.
Al iniciar el 2006 tenía un saldo en cartera de 1.000.000 y al finalizar el 2006 su saldo en cartera era de 2.000.000.

Luego su rotación de cartera es 30.000.000/((1.000.000+2.000.000/)2) = 30.000.000/1.5000 = 20

Quiere decir esto que la rotación de cartera para esta empresa es de 20

Luego, si dividimos 360 en 20 tendremos que la empresa rota su cartera cada 18 días (360/20 = 18)

La empresa tarda 18 días en recuperar su cartera, lo cual se puede interpretar como eficiente el manejo que le están dando a su cartera

Importancia de un manejo eficiente de la cartera

La cartera es una de las variables más importantes que tiene una empresa para administrar su capital de trabajo. De la eficiencia como administre la cartera, el capital de trabajo y la liquidez de la empresa mejoran o empeoran.

Las ventas a crédito implica que la empresa inmovilice una importante parte de sus recursos, pues está financiando con sus recursos a los clientes, y en muchas ocasiones, la empresa no cobra intereses a sus clientes por el hecho de venderles a crédito, por lo que vender a crédito es una inversión de recursos con cero rentabilidad.

La gestión de cartera debe ser una política de primero orden en la empresa. De la eficiencia con que se administre depende el aprovechamiento de los recursos de la empresa.

La rotación de cartera debe ser más acelerada que la rotación de cuentas por pagar, o al menos igual. No se puede considerar que mientras a los clientes se les da créditos a 30 días, los proveedores sólo den crédito a 15 días; de suceder así, se estaría en una desventaja financiera puesto que mientras la empresa financia a sus clientes, debe pagar de contado o a muy corto plazo a sus proveedores.

El hecho de tener recursos acumulados en cartera, implica que la empresa para poder operar o pagar su proveedores debe recurrir a financiación externa que trae consigo una alto costo financiero, razón por la cual la gestión de la cartera debe ser coherente con la gestión de las cuentas por cobrar, o la política de clientes debe ser más favorable o cuanto menos igual que la política de proveedores.

El tema de la provisión de carera es uno de los más recurridos en Gerencie.com, por lo que trataremos de explicar de qué se trata la provisión de cartera..

En primer lugar trataremos de definir de una forma muy general lo que es cartera. La cartera son las deudas que los clientes tienen con nuestra empresa, y están originadas en las ventas que se hacen a crédito o como popularmente las conocemos, ventas fiadas.

Existe un riesgo normal que algunos clientes no paguen sus deudas. No falta el cliente  que quiera vivir a costas del comerciante o empresario, así que estas personas no pagarán sus deudas a la empresa, por lo que éstas perderán esos recursos.

Lo que busca la provisión de cartera, es precisamente prever y reconocer ese riesgo constante de perder parte de lo vendido a crédito, de no poder recuperar esa cartera, de no poder cobrar esas deudas.

Así que la empresa, mensualmente hace una provisión sobre el valor total de la cartera. En Colombia existen dos métodos  para el cálculo de la provisión de cartera: el método general y el método individual..

El valor provisionado disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto, de modo que su contabilización será un crédito a la cuenta provisión de cartera y un debito a la cuenta de gastos.

La importancia que tiene la provisión de cartera, radica principalmente en que permite depurar lo que la empresa en realidad tiene. Permite determinar con exactitud qué es lo que le empresa efectivamente puede cobrar de sus deudas; y la parte que no se pueda cobrar, se lleva como un gasto, lo cual afecta directamente los resultados del ejercicio, es decir, disminuye la utilidad en el valor que los clientes no pagan, que es el valor provisionado.

Si no se hiciera la respectiva provisión de cartera, los estados financieros mostrarían unos valores irreales, puesto que mostraría unas cuentas por cobrar que si bien son reales, jamás se podrán cobrar, por lo que se estaría presentando una información contable inexacta, se estaría mostrando algo de que la empresa nunca podrá disponer.

La contabilización de la provisión de cartera se hace mediante un débito al gasto por provisión y un crédito a la cuenta provisión del activo.

La provisión de cartera es el reconocimiento de las deudas de difícil cobro, aquellas que se consideran que no será posible recuperarlas, por tanto constituyen un gasto para la empresa, que entrará a disminuir la utilidad de la misma.

Es por esta razón que la provisión de cartera se contabiliza como un gasto, en la cuenta 51910.

La provisión de cartera disminuye las cuentas por cobrar en el valor que se provisione, puesto que la provisión es la consecuencia de reconocer que no es posible cobrar una cuenta o parte de ella, razón por la que la cuenta por cobrar se tiene que disminuir, pues no tiene objeto tener registrado un valor en la contabilidad que no será posible cobrar. Es por eso que en el activo, la provisión se registra en el lado crédito de la cuenta.

Pues bien, el registro contable de la provisión es el siguiente:

Cuenta	Debito	Crédito
519910	100.000
139905		100.000

La contabilización de la provisión se realiza mediante una nota de contabilidad que es un documento interno de la empresa.

La provisión de cartera se puede hacer mensual, semestral o mensual, pero por costumbre, se hace anual, cuando se puede determinar con mayor facilidad los días de mora de cada cuenta.

Una de las estrategias para incrementar significativamente las ventas es ofrecer créditos que permitan al cliente "retrasar" sus desembolsos generados por el pago de un bien o un servicio. En el mundo moderno de los negocios se ha adoptado esta práctica por las ventajas que conlleva esta iniciativa y cada vez se vislumbra más una fuerte tendencia a esquemas de otorgamiento de crédito, sin embargo en ocasiones se omite o se relega un elemento crucial "la venta es consumada hasta que se realiza la cobranza y se recuperan las inversiones que la compañía tiene en este rubro". Es necesario hacer una serie de análisis que nos apoyen a desarrollar una evaluación del beneficio obtenido en los ingresos por ventas con respecto a los gastos que implica el desempeñar apropiadamente el proceso de cobranza entre los cuales se encuentran los sueldos del personal de este departamento o área, las comisiones por recuperación de cartera, los viáticos de viajes para hacer diligencias de cobro, los honorarios de abogados y demás gastos en que se incurre cuando el caso se lleva hasta el ámbito judicial.

El objetivo de la Gerencia de Cobranza es recuperar al 100 por ciento las cuentas por cobrar. No obstante en la práctica, muchas empresas presentan brechas relevantes entre su situación actual y lo deseable. Existen diversos factores que propician este tipo de circunstancias, a continuación se mencionan las principales causas:

1. Otorgamiento de crédito inadecuado.
2. Gestiones de cobranza tolerantes.
3. Personal inapropiado.
4. Problemas económicos del cliente.

En lo concerniente a la concesión de crédito es determinante para minimizar el riesgo de incurrir en cuentas incobrables efectuar una investigación efectiva del solicitante para tener referencia de su capacidad de pago a través de su historial crediticio, de su situación financiera mediante el cálculo de indicadores financieros de liquidez, solvencia, estabilidad, actividad y rentabilidad, así como de la percepción de integridad del prospecto por parte de sus proveedores y acreedores. En base a esta información se tendrá un mejor criterio al tomar la decisión de autorizar o rechazar la petición y en caso satisfactorio, definir el límite de crédito.

Con relación a las gestiones de cobranza es menester establecer y documentar los procedimientos para recuperación de la cartera, así como las políticas de cobro y estar continuamente monitoreando el cumplimiento de ambos para evaluar la calidad de la cartera y en su defecto tomar acciones correctivas inmediatas para su oportuna alineación en búsqueda del logro de resultados más favorables.

Aunado a lo anterior es necesario considerar que los procesos son ejecutados por personas y en la medida en que el personal de cobranza sea seleccionado en función del perfil idóneo para ese tipo de puestos se alcanzará un porcentaje de recuperación más alto. La personalidad desempeña un papel crucial en el desempeño, se requiere gente con carácter decisivo que no dude de tomar decisiones unilaterales cuando la situación lo amerite, con iniciativa, orientada a objetivos, con capacidad negociadora, de crear relaciones interpersonales abiertas y de automotivarse.

Por otro lado, hay ocasiones en que el cliente enfrenta problemas económicos que lo imposibilitan temporalmente de liquidar oportunamente sus pagos. La pauta básica para proceder la señalan los procedimientos y políticas, pero es menester valorar la particularidad de cada cliente y ser flexibles para actuar en consecuencia. Nos podemos enfrentar a clientes con la intención de pagar pero que no pueden pagar en corto, o bien, con clientes que ni quieren ni pueden pagar e inclusive los que pueden pagar pero no quieren. Cada caso debe ser analizado en detalle para aplicar las técnicas más adecuadas.

Independientemente del estatus de la recuperación de cartera de las compañías todas ellas presentan un común denominador y es que la efectividad de su cobranza se ve reflejada en las finanzas organizacionales, es decir, en su capacidad de cumplir con sus obligaciones de corto plazo (liquidez), en la generación de utilidades (rentabilidad) y en otros aspectos más. Por lo tanto, el brindar atención a la cobranza y definir e implementar estrategias de mejora para la misma impactará positivamente en la generación de riqueza y de valor en las empresas.